Utrikespolitiska institutet

Utrikespolitiska institutet, UI, satt när vi kom i kontakt med dem i ett läge där de hade två separata sajter som helt levde sina egna liv, byggde på olika webbpubliceringsplattformar och omfattades av många olika system vilket krävde många manuella processer. Vi hjälpte dem genomgå en total förändring som mynnade ut i tre sprillans nya sajter - ui.se, landguiden.se och utrikesmagasinet.se. Läs om hur vi gick tillväga!

Om Utrikespolitiska institutet

Utrikespolitiska institutet (UI) är ett oberoende institut och en plattform för forskning och information om utrikespolitiska frågor. UI:s uppdrag är att främja intresset för och fördjupa kunskapen om utrikespolitiska frågor. Institutets sakkunniga inkluderar både forskare och redaktörer med utrikespolitisk kompetens. Verksamheten spänner över omfattande seminarieverksamhet, uppdaterad information och analys via digitala och tryckta format med etablerade varumärken som Landguiden.se, Världspolitikens Dagsfrågor, Utrikesmagasinet och forskningstidskrifterna UI Briefs och UI Papers.

Utmaningen

Utrikespolitiska institutet, UI, satt när vi kom i kontakt med dem i ett läge där de hade två separata sajter – ui.se och landguiden.se – som helt levde sina egna liv. Sajterna omfattades av fyra olika system som hanterade allt ifrån prenumerationer till medlemskap, vilka var tunga att upprätthålla och svåra att administrera. De två befintliga sajterna byggde på två olika webbpubliceringsverktyg. Det krävdes många manuella processer för att upprätthålla systemen. 

Uppdraget

Vi inledde projektet med en förstudie där en digital roadmap för att identifiera vart UI stod idag, vad de redan hade och vad de behöver i framtiden för att effektivisera sitt arbete togs fram. I denna utredning kom vi fram till att varumärkena UI och Landguiden behövde få en tydligare koppling samt att det fanns många effektiviseringsvinster att hämta genom att inte ha fyra olika system som delvis gör samma sak. Vi skulle även skapa en digital version av Utrikesmagasinet, utrikesmagasinet.se, som är UI:s forum för analys och opinion och som tidigare endast funnits som tryckt tidning. Man ville effektivisera den administrativa processen, få högre kvalitet på sajterna och göra dem responsiva, ha bättre koll på läget över lag och börja kommunicera med kunder i fler kanaler. 

Lösningen

För att uppnå kundens önskemål bytte vi ut de fyra systemen mot två helt nya. Episerver valdes som ny webbpubliceringsplattform för båda sajterna, och PositionEtt för hantering av medlemskap, utbildning och prenumerationer. Vi genomförde ett design- och kommunikationsprojekt där kommunikationskonceptet syftade till att göra sajterna enklare och mer lättförståeliga för besökarna. Alla befintliga system togs alltså bort och ersattes av nya för att effektivisera, förbättra och förenkla samtliga processer. 

Resultatet

Resultatet blev en helt ny sajt byggd i Episerver, där ui.se är huvudsajt och landguiden.se och utrikesmagasinet.se fungerar som fristående undersajter. Sajterna omfattas även av en e-handelsfunktion där allt ifrån köp av tidskrifter till biljetter till events hanteras. Som användare på sajten kan man via en Mina sidor-funktion följa sitt engagemang i form av vilka seminarier man varit på, hur många tidningar man har kvar på sin prenumeration, vad som har köpts, och så vidare. Innehållet på sajterna ägs och redigeras av UI.

– Det har varit ett mycket omfattande omtag kring UI:s verksamhet och processer i syfte att effektivisera och stödja verksamheten. Därutöver har vi tagit ett helhetsgrepp om UI:s digitala kommunikation och grafiska profilering. Resultatet är vi mycket nöjda med och nu när allt är integrerat och hänger ihop så når vi även de effektiviseringsmål som projektet syftat till, säger Peter Bäckrud på Consid.

– Med en målgruppsanpassad och modern version av webbplatserna och med en ny kunddatabas kommer vi framöver att kunna arbeta strategiskt och effektivt, säger Andrea Liebman, press- och kommunikationsansvarig vid UI.